askcust desarrolla por encargo un ERP agrícola que reúne en un solo sistema los costes por parcela y cultivo, el almacén, los partes de trabajo y la retribución, las ventas de la cosecha y los cobros y pagos, conectado con el software contable que ya usas. Para explotaciones en las que el resultado económico por parcela y cultivo todavía se calcula en hojas de cálculo después de cerrar el ejercicio.
askcust desarrolla una solución como esta gratis si otras explotaciones también la necesitan, o a medida, solo para tu explotación. Cómo funcionan los dos formatos
Un ERP agrícola es un sistema de contabilidad de gestión y finanzas en el que los costes, las existencias, la mano de obra y las ventas se calculan teniendo en cuenta las particularidades de la actividad agrícola: coste por hectárea y por cultivo, contabilidad por año de cosecha, liquidaciones en especie y salidas de insumos por parcela y labor. A diferencia de un sistema de gestión de empresas agrarias, que cubre procesos y roles, el ERP responde a la pregunta de cuánto ha costado y cuánto se ha ganado.
Los costes de labores, insumos, combustible y maquinaria se acumulan por parcela y cultivo conforme se realizan las labores, y los costes indirectos se reparten según reglas acordadas. El coste provisional por hectárea y por tonelada se ve durante la campaña, y el definitivo, justo después de la cosecha, no tras el cierre del ejercicio.
La siembra otoñal de los cultivos de invierno, el arado de otoño y el abonado para el cultivo siguiente son costes de la cosecha futura. El ERP lleva la contabilidad por año de cosecha, así que el coste del trigo de este año no se distorsiona con gastos que corresponden a la próxima campaña.
Las rentas de arrendamiento en grano, los pagos a proveedores con la cosecha futura y la semilla propia de la cosecha anterior se registran en documentos separados, cada uno con su valoración. Las existencias de grano y los saldos con clientes y proveedores cuadran sin ajustes manuales al cierre del período.
La semilla, los fertilizantes, los fitosanitarios y el combustible se imputan a una parcela y una labor concretas según las dosis del plan técnico de cultivo, corregidas con el consumo real. Los excesos de consumo se ven en cada parcela, no solo en el saldo total del almacén.
El pago a destajo por hectárea y por jornada estándar, y las primas por calidad y plazos, se calculan automáticamente a partir de los partes de trabajo completados. El sistema contable recibe importes listos para la nómina y los impuestos, no un montón de partes de trabajo en papel.
El conjunto de módulos se define tras el análisis contable; la contabilidad financiera y la fiscal siguen en el sistema contable local.
Costes directos por parcela, reparto de los costes indirectos de producción y de los gastos de administración según las reglas de la empresa, coste por hectárea y por tonelada de cada cultivo, contabilidad por año de cosecha.
Semillas, fertilizantes, productos fitosanitarios, combustible y recambios por almacén y lote; entregas para las labores, consumos imputados a las parcelas según dosis y uso real, inventarios y existencias a cualquier fecha.
Partes de trabajo de las labores y de la maquinaria, pago a destajo por hectárea y por jornada estándar, primas; los importes listos pasan al sistema contable, donde se calculan los salarios y los impuestos.
Contratos con compradores y comercializadores, expediciones de partidas teniendo en cuenta la calidad del grano, cobros y cuentas a cobrar, margen por contrato y por cultivo.
Solicitudes de compra con aprobación, contratos con proveedores, financiación de insumos que se devuelve con la cosecha, cuentas a pagar y calendario de pagos de la campaña.
Rentas de arrendamiento devengadas en dinero y en grano, entregas en especie desde el almacén, liquidaciones con los arrendadores; el registro detallado de las cuotas de tierra (pai) y de sus contratos se lleva en un módulo aparte.
Un presupuesto de campaña elaborado a partir de los planes técnicos de cultivo, la comparación entre lo previsto y lo real por partida de coste, parcela y cultivo, y la previsión del coste antes de la cosecha y después de cada labor importante.
El sistema contable local sigue llevando la contabilidad y la declaración electrónica se queda donde está; el ERP intercambia con ellos datos maestros y documentos.
| criterio | ERP estándar | ERP agrícola de askcust |
|---|---|---|
| Cálculo de costes | Sigue la lógica general de la producción industrial; la hectárea, la parcela y el año de cosecha se añaden con personalizaciones. | La hectárea, la parcela, el cultivo y el año de cosecha son las dimensiones principales del modelo, no atributos analíticos añadidos. |
| Pagos en especie y financiación de insumos | Se registran a mano como operaciones atípicas o con soluciones improvisadas del contable. | Documentos específicos, con su propia valoración del grano, sus existencias y sus saldos con clientes y proveedores. |
| Contabilidad financiera | A menudo obliga a pasar la contabilidad financiera al módulo contable del propio ERP. | El sistema contable local sigue llevando la contabilidad; el ERP le envía los documentos de origen y recibe de él los datos maestros. |
| Migración de datos | Los saldos y los datos maestros se trasladan con una plantilla, y el historial se queda en el sistema antiguo. | Datos maestros, saldos y campañas anteriores se trasladan desde el sistema contable y las hojas de cálculo, con verificaciones. |
| Coste | Licencias por usuario y por módulo, más la implantación a cargo de un partner del proveedor. | Se paga el desarrollo de los módulos y el soporte, sin una licencia por cada puesto. |
| Cuándo elegirlo | Se necesita una contabilidad estándar, y las particularidades agrícolas son pocas o el producto ya las cubre. | Reglas propias de cálculo de costes, pagos en especie, financiación de insumos e intercambio con la contabilidad sin sustituirla. |
Junto con el director financiero y el jefe de contabilidad, askcust analiza cómo se calculan hoy los costes, qué datos vienen del sistema contable y cuáles de las hojas de cálculo, y qué informes necesita el propietario.
Las reglas de reparto de los costes indirectos, las partidas de coste, las dimensiones de análisis y la contabilidad por año de cosecha se fijan por escrito; el prototipo de los informes clave se construye con las cifras de la campaña anterior.
El primer módulo suele ser el almacén con consumos imputados a las parcelas, o el cálculo de costes; los datos maestros y los saldos se trasladan desde el sistema contable, y el historial de la campaña, desde las hojas de cálculo, con la revisión del contable.
Durante un trimestre o una campaña, el ERP funciona en paralelo al registro actual; las cifras se concilian con la contabilidad, se explican las diferencias y solo entonces se cierran las hojas de cálculo.
Los partes de trabajo y la retribución, las ventas y el presupuesto llegan en las siguientes etapas; las integraciones se actualizan cuando cambia el sistema contable, y los nuevos informes responden a las peticiones del propietario.
ejemplos de trabajos de askcustno son de agricultura, pero sí el mismo tipo de tareas: registros, CRM, automatización
Un ERP agrícola calcula costes y resultados en dimensiones que la producción industrial habitual no tiene: hectárea, parcela, cultivo y año de cosecha. Tiene en cuenta la estacionalidad (los costes de otoño corresponden a la cosecha del año siguiente), las rentas de arrendamiento en especie, la financiación de insumos devuelta en grano y los consumos de insumos imputados a las parcelas según las dosis de los planes técnicos de cultivo. En un ERP estándar, todas estas particularidades hay que construirlas con personalizaciones.
No. El sistema contable local, BAS en Ucrania, sigue llevando la contabilidad y los impuestos, y las declaraciones se presentan como siempre a través del servicio de declaración electrónica. El ERP lleva la contabilidad de gestión, es decir, los costes, los consumos de almacén por parcela, los partes de trabajo y las ventas; envía los documentos de origen al sistema contable y recibe de él los datos maestros y los cobros y pagos. La contabilidad financiera no cambia, y las cifras de gestión dejan de montarse en Excel.
El plazo se fija tras el análisis contable y depende del número de módulos, del volumen de la migración y de las integraciones. La implantación va por etapas: el primer módulo, el trabajo en paralelo con el registro existente y la conciliación, y después los siguientes módulos. El paso al ERP como fuente principal de las cifras de gestión se planifica para el cambio de campaña o de período contable, no en plena cosecha.
En primer lugar, del formato. Si un módulo del ERP resuelve un problema que comparten muchas empresas agrarias, askcust puede desarrollarlo gratis: tú aportas tu experiencia y un proyecto piloto y lo usas sin coste. El precio de un ERP a medida depende del número de módulos, de la complejidad de las reglas de cálculo de costes, de las integraciones y de los datos que haya que migrar, no de los usuarios ni de las hectáreas; askcust hace un presupuesto con alcance cerrado de la primera etapa y lo fija por escrito.
Sí, y es la forma recomendada de empezar. Casi siempre el primer módulo es el almacén con consumos imputados a las parcelas, o el cálculo de costes, que toma sus datos del sistema contable y de las hojas de cálculo. Cada módulo siguiente, como los partes de trabajo, las ventas o el presupuesto, se conecta al que ya funciona, así que la empresa obtiene sus primeros informes de gestión nada más terminar la primera etapa.
Los datos financieros son siempre de la empresa; de quién es el ERP depende del formato. El código de un ERP a medida se entrega en el repositorio de la empresa, la base de datos funciona en su servidor o en su cuenta en la nube, y los datos financieros no salen de su infraestructura si la empresa no lo decide. Si un módulo se desarrolló gratis como producto para el mercado, porque otras empresas agrarias también lo necesitan, su código pertenece a askcust o es compartido, y tus datos no se ceden a otros clientes.
Respuesta en un día laborable; llamada solo si la acordamos.
Para problemas que comparten muchas explotaciones: askcust desarrolla el producto a su cargo y lo ofrece al mercado.
Para procesos que solo tienes tú: askcust construye un sistema en torno a tu explotación, y nadie más lo tendrá.