askcust desarrolla programas de contabilidad agrícola: los costes de semillas, fertilizantes, fitosanitarios, combustible y labores se imputan a cada parcela y a cada cultivo, de modo que el coste por hectárea y por tonelada se ve durante la campaña. Para explotaciones cuya contabilidad se lleva para el fisco, mientras el propietario sigue sin saber cuánto le ha costado la tonelada de cada cultivo.
askcust desarrolla una solución como esta gratis si otras explotaciones también la necesitan, o a medida, solo para tu explotación. Cómo funcionan los dos formatos
Un programa de contabilidad agrícola es un sistema de contabilidad de gestión que recoge los datos de origen sobre labores, insumos, combustible y cosecha y los convierte en costes y coste de producción por parcela, cultivo y labor. A diferencia de la contabilidad financiera que se lleva en el sistema contable, sirve para las decisiones del propietario y del agrónomo, no para cumplir con las obligaciones de información; a diferencia de un ERP, no gestiona ventas, compras ni finanzas, solo costes y resultados.
Los costes de una parcela salen de los partes de trabajo del agrónomo, de las salidas que registra el responsable de almacén y de los partes de repostaje, y cada fuente la lleva una persona distinta. El programa los reúne por parcela y labor en el momento en que se registran, así que nadie tiene que reconstruir a mano el coste por hectárea.
El programa reparte entre las parcelas los costes de funcionamiento de la maquinaria (combustible, reparaciones, amortización, salarios de los tractoristas) según horas máquina, hectáreas o hectáreas de referencia convencionales. La explotación elige la base de reparto, que es la misma para todas las parcelas.
Cada salida de almacén de semillas, fertilizantes y productos fitosanitarios se vincula a una parcela y a una labor con la dosis real por hectárea. El agrónomo ve las desviaciones respecto al plan técnico de cultivo en cada parcela cuando todavía se puede averiguar la causa: un error en el parte de trabajo, un exceso de consumo o un producto distinto.
El programa toma los precios de los insumos de los documentos de compra del sistema contable y le devuelve las salidas de almacén, de modo que la contabilidad de gestión y la financiera se apoyan en los mismos documentos de origen. Solo quedan diferencias donde las reglas son distintas, y un informe aparte las muestra.
La cosecha de cada parcela entra en el programa desde los registros de pesaje o las cartas de porte, en peso bruto y en peso neto liquidable. Los costes de la parcela se dividen entre la cosecha real, así que el coste por tonelada se ve para cada parcela y variedad.
La contabilidad se puede poner en marcha por partes: primero los costes por parcela y después la maquinaria, la cosecha y la conexión con el sistema contable.
Partes de trabajo, vales de salida de insumos, partes de repostaje y registros de pesaje se introducen desde el móvil o el ordenador, o se importan de otros programas, con la parcela y la labor en cada línea.
Parcela, cultivo, variedad y labor como objetos de coste; partidas para semillas, fertilizantes, fitosanitarios, combustible, labores y servicios, mano de obra, renta de la tierra, mantenimiento de la maquinaria y gastos generales de producción.
La dosis del plan técnico de cultivo se rellena en el parte de trabajo, el responsable de almacén o el agrónomo introduce la cantidad real, y el programa la valora a precios de lote y muestra el exceso de consumo por hectárea.
Horas de motor y superficie trabajada desde los partes de trabajo o la telemática, combustible desde los partes de repostaje o los sensores, costes de reparación y mantenimiento; el coste de la hora máquina para repartirlo entre las parcelas.
Entrada de la cosecha por parcela desde los registros de pesaje, peso bruto y peso neto liquidable tras la merma por humedad y la limpieza, y rendimiento por hectárea de cada parcela y variedad.
Costes directos de la parcela más los gastos generales repartidos, coste por hectárea y por tonelada de cada parcela, cultivo y variedad, y comparación con campañas anteriores.
Costes reales de cada parcela frente a lo previsto en el plan técnico de cultivo, clasificación de las parcelas según el beneficio por hectárea, estructura de costes de un cultivo y evolución a lo largo de los años.
La contabilidad financiera y la fiscal siguen en el sistema contable local; el programa de contabilidad agrícola toma de él los precios y los datos maestros y le devuelve las salidas de almacén.
| criterio | Hojas de Excel | Programa de contabilidad estándar | Contabilidad a medida de askcust |
|---|---|---|---|
| Coste por parcela | Se calcula una vez al año, cuando el contable encuentra tiempo para juntar todos los archivos. | Se calcula automáticamente con la metodología del producto, que es difícil de cambiar. | Se calcula durante la campaña con tus partidas de coste y tus reglas de reparto. |
| Costes de maquinaria | Se reparten a partes iguales por hectárea o no se reparten en absoluto. | Se reparten con la base prevista en el producto, a menudo una sola para todos los costes. | Por horas máquina, hectáreas o hectáreas de referencia, según decida la explotación. |
| Conexión con la contabilidad | Las cifras se pasan a mano, y cada traspaso supone un riesgo de error. | Mediante un intercambio estándar, si es compatible con tu configuración contable. | Un intercambio hecho para tu configuración: los precios entran y las salidas de almacén vuelven. |
| Datos de origen | Los partes de trabajo y las salidas de almacén se copian del papel, a menudo a final de mes. | Se introducen en los formularios del producto, que no siempre coinciden con tus documentos. | Se introducen en formularios que reproducen tus partes y vales, también desde el móvil. |
| Coste | No hay licencia que pagar, pero cada mes cuesta horas al contable y al agrónomo. | Una licencia o suscripción, a menudo con un precio según la superficie o el número de usuarios. | Desarrollo y soporte según lo acordado, sin tarifas por hectárea ni por usuario. |
| Cuándo elegirlo | Uno o dos cultivos, pocas parcelas y una sola persona que lleva los registros. | Las partidas de coste y las reglas de reparto estándar te sirven tal como están. | Una metodología de costes propia, intercambio con la contabilidad y datos que llegan directamente del campo. |
Junto con el propietario, el agrónomo y el contable, askcust define los objetos de coste, las partidas y las bases de reparto. El resultado es una metodología de costes por escrito que se puede aplicar incluso sin programa.
Los costes por parcela de la campaña pasada se calculan con la nueva metodología a partir de las hojas de cálculo y los datos contables; el propietario comprueba si el resultado coincide con lo que intuía antes de que empiece el desarrollo.
Lo primero que se pone en marcha son los partes de trabajo y las salidas de almacén por parcela, para que los datos lleguen a diario; los formularios reproducen tus documentos y las dosis se rellenan desde los planes técnicos de cultivo.
Se configuran el intercambio de precios y salidas de almacén con el sistema contable y el reparto de los costes de maquinaria y de los gastos generales; los primeros informes de costes se concilian con el contable antes de cambiar de sistema.
Tras la cosecha, los datos de la báscula puente cierran la campaña: el coste por tonelada de cada parcela está listo y, después de revisar los resultados, la metodología se ajusta para la campaña siguiente.
ejemplos de trabajos de askcustno son de agricultura, pero sí el mismo tipo de tareas: registros, CRM, automatización
No. La contabilidad financiera y la fiscal siguen en tu sistema contable, por ejemplo BAS, y las declaraciones electrónicas se siguen presentando como hasta ahora. El programa lleva la contabilidad de gestión: recoge los datos de origen del campo, del almacén y de la báscula, calcula los costes por parcela y cultivo, e intercambia precios, datos maestros y salidas de almacén con el sistema contable. El contable deja de volcar partes de trabajo en hojas de cálculo, y el propietario obtiene cifras para decidir, no para el fisco.
Los costes directos de la parcela (semillas, fertilizantes, fitosanitarios, combustible, labores y mano de obra) se recogen de los documentos de origen a medida que se producen. A ellos se suman una parte de los costes de maquinaria según la base de reparto elegida y una parte de los gastos generales de producción, normalmente en proporción a la superficie. El total dividido entre la superficie de la parcela da el coste por hectárea y, dividido entre la cosecha en peso neto liquidable, el coste por tonelada.
Porque se calcula con otros fines y con otras reglas. En la contabilidad financiera, según la norma contable ucraniana 30 sobre activos biológicos, al igual que en la NIC 41, el producto cosechado suele valorarse a valor razonable menos los costes de venta, mientras que la contabilidad de gestión muestra los costes reales de la parcela. Las bases de reparto de los gastos generales también pueden ser distintas. El programa muestra estas diferencias en un informe aparte para que se puedan explicar en lugar de tener que buscarlas.
Sí. Del sistema contable, el programa toma los maestros de artículos y de clientes y proveedores, y los precios de los documentos de compra, de modo que las salidas de almacén se valoran a los precios reales de cada lote. De Excel se importan parcelas, superficies, cultivos y registros de campañas anteriores; las filas que no se reconocen aparecen en una lista para corregirlas. Conviene importar los años anteriores junto con las parcelas, porque sin ellos no hay con qué comparar el coste.
El grano entregado a los propietarios sale del almacén a precio contable y se imputa como renta de la tierra a las parcelas en las que se encuentran las fincas arrendadas. Así, el coste de la tierra forma parte del coste por hectárea de cada parcela en lugar de perderse en los gastos generales. Las rentas devengadas y los pagos a cada propietario, los impuestos y las relaciones de pago se llevan en un módulo aparte de gestión de arrendamientos rústicos.
Si tu metodología de costes también sirve a otras explotaciones, askcust puede desarrollar el programa gratis: tú aportas la experiencia y un proyecto piloto, y lo usas sin coste. El precio de un programa a medida depende de los objetos de coste, las fuentes de datos de origen y las integraciones, no de la superficie. Conviene empezar por los costes por parcela, es decir, por los partes de trabajo y las salidas de almacén, porque en ellos se apoya el coste de producción; askcust presupuesta esa primera fase con alcance cerrado una vez acordada la metodología.
Respuesta en un día laborable; llamada solo si la acordamos.
Para problemas que comparten muchas explotaciones: askcust desarrolla el producto a su cargo y lo ofrece al mercado.
Para procesos que solo tienes tú: askcust construye un sistema en torno a tu explotación, y nadie más lo tendrá.